Een sluitende begroting met perspectief

De gemeente moet, net als U en ik, uitgaven en inkomsten op elkaar afstemmen. Bij ons thuis is dat eenvoudig, elke grote aanschaf overleg ik vooraf met mijn vrouw en zij idem achteraf 🙂

Hoe gaat dat in de gemeente? B&W stemt inkomsten en uitgaven vooraf met de hoogste baas van de gemeente af. En dat is de gemeenteraad. Daar is een heel mooi proces voor ingericht. De gemeenteraad geeft richting in de perspectiefnota en ruimte in de kadernota. B&W maakt vervolgens het begrotingsvoorstel. Dat wordt weer beoordeeld door de gemeenteraad. Klinkt goed hé?

In de praktijk is dit best een moeizaam proces, waar een wethouder, raadslid of burger weleens de weg kwijtraakt. Want het gaat om tal van onzekerheden en projectrisico’s. Ook verloopt er veel tijd tussen de perspectief- en kadernota’s en de uiteindelijke begroting. Grote kans dat de nota’s niet meer actueel zijn. Tenslotte worden uitgaven voor het bereiken van verschillende doelen samengevoegd, bijvoorbeeld onder de noemer van de instantie die het uitgeeft.

Op 23 juni 2020 stelde B&W van Oirschot een kadernota voor, die raadsbreed werd afgewezen. In een motie riep de raad het college op om een proces in te richten om de komende periode gezamenlijk met alle raadsfracties te komen tot een sluitende begroting met financieel perspectief voor de gemeente Oirschot.

Dit moeizame proces kan worden vereenvoudigd door :

• begroting van meet af aan op te breken in herkenbare doelen : essentieel voor beoordeling van doelmatigheid.
• prioriteiten te stellen per doel : zij geven gedurende het gehele proces richting
• grafische weergaven te genereren van diverse doorsneden, zodat verhoudingen in een oogopslag zichtbaar zijn.

Een beproefd recept dat mij jarenlang in mijn beroepspraktijk als Program manager bij ASML heeft geholpen om stap voor stap én controleerbaar naar het eindresultaat toe te werken is te budgeteren naar prioriteit. In het onderstaande wordt het recept stapsgewijs toegelicht :

1. Zet van meet af aan alle doelen in termen van herkenbare resultaten op een rij, in een toegankelijk spreadsheet
2. Voeg per item relevante kenmerken toe, zoals uitvoerende instantie, typeringen als structureel/incidenteel, risicomarge, etc.
   Dit lijkt veel op de tabel in de kadernota, maar bevat additioneel : niet 1 maar 2 of 3 bedragen per tijdseenheid, min en max en meest waarschijnlijk om onzekerheid te verdisconteren.
3. Laat alle berokken partijen een prioriteit invullen per item te kiezen uit onderstaande :
   1 : moet (wettelijk, of aangegane verplichting)
   2 : hoog, waard om zo nodig OZB met x te verhogen
   3 : middel, waard om zo nodig OZB met y (<x) te verhogen
   4 : niet waard om OZB te verhogen,
   5 : niet doen : zonde van het geld
   Breek doelen eventueel op in subdoelen als deze verschillende prioriteiten hebben.
4. Creëer verschillende scenario voor het uitvoeren van alle budgetposten onder prio 1, 1+2, 1+2+3 etc.
5. Gebruik voor de presentatie zoveel mogelijk grafische voorstellingen (taartdiagram)

Ter illustratie, een verdeling van de uitgaven voor het Sociaal Domein voor de prio’s 1 t/m 4

De taartdiagrammen zijn gegenereerd met 1 Excel draaitabel op basis van de gegevens van de kadernota aangevuld met guestimates (gissingen en schattingen) en mijn subjectieve gooi naar prioriteiten.

Het voordeel van deze aanpak is, dat ten alle tijde over concrete scenario ’s wordt gesproken, met concrete verschillen in kosten en opbrengsten op basis van expliciete prioriteiten. En dat financiële risico’s gespecificeerd worden. Dat leidt tot betere afstemming tussen partijen en meer controleerbaarheid. En met een beetje mazzel ook nog eens tot meer creativiteit en samenwerking. Zoveel prettiger voor alle partijen en de Oirschotse burger.

Zou het de moeite waard zijn om hier eens mee aan de slag te gaan?